Liebe Leserinnen und Leser,

ab dem 25. Mai 2018 gilt in der Europäischen Union ein einheitliches Datenschutzrecht. Es ist in der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) enthalten und wird in Deutschland zudem noch ergänzt durch eine Novellierung des Bundesdatenschutzgesetzes. Zwar ähneln die künftig geltenden neue gesetzlichen Anforderungen vielfach dem derzeit geltenden Recht. Gleichwohl kommen eine ganze Reihe neuer Anforderungen auf uns alle zu und betreffen eine Vielzahl von in der Praxis bedeutsamen Bereiche.

Verstöße gegen den Datenschutz können ab dem 25. Mai 2018 ernsthafte rechtliche Folgen nach sich ziehen. Die DS-GVO hat die bisher geltenden Regelungen deutlich verschärft. Für bestimmte Rechtsverstöße droht die DS-GV in Extremfällen Geldbußen von bis zu € 40 Mio. an. Damit ist klar gestellt, dass auch große Unternehmen mit Geldbußen rechnen müssen, welche wirklich schmerzhaft sind. Gegenüber kleineren Unternehmen kommen Geldbußen dieser Größenordnung selbstverständlich nicht in Betracht. Doch auch diese müssen bei ernsthaften Verstößen mit Geldbußen in nennenswerter Höhe rechnen. Geldbußen müssen, so Art. 83 Abs. 1 DS-GVO “in jedem Einzelfall wirksam, verhältnismäßig und abschreckend” sein.

Vor diesem Hintergrund berichten wir Ihnen an dieser Stelle künftig immer wieder auch über rechtlich relevante Fragestellungen zu dem neuen Datenschutzrecht und geben Ihnen Ratschläge für die praktische Handhabung.

Das Problem

Eine Konstellation, welcher Sie zukünftig vor dem Hintergrund des neuen Datenschutzrechtes deutlich mehr Beachten schenken sollten, ist die Verwendung von Fotos von Mitarbeitern auf der Internetseite Ihres Unternehmens.

Unternehmen verwenden regelmäßig aus den unterschiedlichsten Gründe Fotos von Arbeitnehmern auf ihren Internetseiten. So werden Berichte über erwähnenswerte Geschehnisse aus dem Unternehmensalltag durch Fotos interessanter gestaltet. Firmenjubiläen, erfolgreiche Ausbildungsabschlüsse oder der Abschluss eines Projektes werden mit Gruppenfotos gestaltet, das Leistungsspektrum des Unternehmens wird durch die Abbildung von Arbeitsplätzen dargestellt oder aber von dem Unternehmen erstellte Produkte werden durch die Mitarbeiter präsentiert.

Zu Streitigkeiten mit Arbeitnehmern kommt es nicht selten dann, wenn ein Arbeitnehmer im Unfrieden aus dem Unternehmen ausscheidet und nicht mehr seinem bisherigen Arbeitgeber in Verbindung gebracht werden will. Der Arbeitnehmer verlangt, dass die entsprechende Fotos nicht weiter verwandt werden, der Arbeitgeber will seine Internetseite jedoch nicht jedes Mal ändern.

Die Lösung

Der Arbeitgeber ist nur dann auf der rechtlich sicheren Seite und kann die kostenintensive Überarbeitung seiner Internetseite verhindern, wenn eine wirksame Einwilligung des Arbeitnehmers hat. Wie so häufig im Arbeitsrecht, ist es aber auch insofern alles andere als einfach eine “wirksame Erklärung” abzugeben. Die Rechtsprechung hat hier wieder einmal hohe Hürden errichtet.

Im Arbeitsleben hilft eine Einwilligung von vornherein nur dann etwas, wenn sie schriftlich vorliegt. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muß die für die Veröffentlichung von ihren Bildnissen erforderliche Einwilligung der Arbeitnehmer schriftlich erfolgen, da nur dadurch verdeutlicht werden könne, dass die Einwilligung der Arbeitnehmer zur Veröffentlichung ihrer Bildnisse unabhängig von den jeweiligen Verpflichtungen aus dem eingegangenen Arbeitsverhältnis erfordert und dass die Erteilung oder Verweigerung der Einwilligung für das Arbeitsverhältnis keine Folgen haben dürfen.

Abzuraten ist jedoch, die erforderlichen Einwilligungsklauseln gleich in die Arbeitsverträge “einzubauen”. Solche Vertragsbestimmungen gelten dann als sogenannten Allgemeine Geschäftsbedingungen und können dann sehr schnell unwirksam sein, sofern sie überraschend sind oder aber unangemessen benachteiligend sein könnten.

Die Einwilligung muss immer individuell erfolgen. Deshalb ist davor zu warnen, Einwilligungen in Form von Betriebsvereinbarungen zu schließen. Beim Recht am eigenen Bild handelt es sich um ein höchstpersönliches Recht. Deshalb kann nur der Mitarbeiter selbst darüber verfügen. Wer sich hier auf eine Betriebsvereinbarung als Rechtsgrundlage stützen will, geht somit ein hohes Wirksamkeitsrisiko ein.

Kein Problem stellt es nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichtes dar, wenn eine Art “Sammeleinwilligung” erfolgt. Im einem konkreten Fall hatten über 25 Arbeitnehmer auf einer Namensliste unterschrieben. Durch ihre Unterschrift bestätigen sie, dass Fotoaufnahmen ihrer Person im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des Arbeitgebers verwendet und ausgestrahlt werden dürfen. Wesentlich war dabei, dass jeder einzelne Arbeitnehmer individuell unterschrieben hatte, mag dies auch auf einer Liste gemeinsam mit den Unterschriften von vielen Kollegen gewesen sein.

In Streitfällen ist zudem immer damit zu rechnen, dass die Arbeitnehmer eine früher erteilte Einwilligung widerrufen. Vor dem Hintergrund des künftig geltenden Datenschutzrechtes muss verstärkt damit gerechnet werden dass die Arbeitsgerichte entsprechende Widerrufe zulassen werden. Dies ist wird insbesondere der Fall sein, wenn der betroffene Arbeitnehmer für einen solchen Widerruf einen wichtigen Grund anführen kann. Auch ein rechtlich zulässiger Widerruf wirkt aber immer nur für die Zukunft. Er führt also nicht dazu, dass die Veröffentlichung eines Fotos rückwirkend als unzulässig anzusehen wäre.

Unser Vorschlag

Verwenden Sie künftig in jeden Einzelfall immer schriftliche Einwilligungserklärungen, die den beabsichtigten Verwendungszweck genau beschreiben und holen Sie diese möglichst von jedem betroffenen Arbeitnehmer ein. Diese Einwilligungen können beispielsweise wie folgt formuliert werden:

Einwilligung zu Fotoaufnahmen

Das/der/die . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (genaue Bezeichnung des Unternehmens)

beabsichtigt im Rahmen von . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (Benennung der Veranstaltung)

Fotos anfertigen zu lassen. Diese Fotos sollen an folgender Stelle im Internet / Intranet veröffentlicht werden: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (Benennung der Fundstelle, auf der die Veröffentlichung erfolgt).

Die Veröffentlichung soll auf unbestimmte Zeit erfolgen. Es wird darauf hingewiesen, dass Fotos im Internet von beliebigen Personen abgerufen werden können. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass solche Personen die Fotos weiter verwenden oder an andere Personen weitergeben. Diese Einwilligungserklärung gilt ab dem Datum der Unterschrift und auch über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus. Der Arbeitnehmer kann die Einwilligung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nur dann widerrufen, wenn er nachweist, dass dies erforderlich ist, um seine berechtigten Interessen zu schützen.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Datum, Ort, Unterschrift des Arbeitnehmers